Les 10 étapes de l’accréditation
Les 10 étapes de l’accréditation
01.
L’Inscription
Vous trouverez sur ce site un formulaire d’inscription. Un conseiller vous appellera ensuite s’il a besoin d’un complément d’information. Dans la semaine qui suit, vous recevrez une offre détaillée à laquelle sera joint un accord de collaboration. Le conseiller reste à votre disposition si vous avez des questions supplémentaires. Ce conseiller restera votre point de contact administratif dédicacé durant tout le processus d’accréditation.
02.
Signature du contrat
La signature du contrat ouvre le processus d’accréditation.
03.
Formation au démarrage
Dans le mois qui suit la signature du contrat, et à condition que l’équipe d’accréditation ait déjà été constituée au sein de l’établissement, notre équipe de formateurs vient présenter les bases du processus d’accréditation. L’établissement choisit ici quels sont les membres du personnel concernés (la direction, l’équipe d’accréditation, les cadres, les cadres intermédiaires,…). Cette formation dure une journée par groupe de 20 participants.
04.
Accès à l’outil d’auto-évaluation Auditor
Simultanément au démarrage, l’institution a accès à son outil d’évaluation dédicacé. Le processus d’accréditation rentre dans sa phase la plus concrète. En même temps, les responsables de l’équipe d’accréditation de l’institution peuvent prendre contact avec nos experts des différents domaines qui répondront à toutes leurs questions.
05.
Visite de gap analysis (option)
La visite de gap analysis de nos experts permet à l’institution de se rendre compte quel est son niveau de bonnes pratiques déjà en place. Suite à cette visite, l’institution verra dans quels domaines elle doit particulièrement mettre l’accent pour réussir le processus d’accréditation. Selon le niveau déjà mis en œuvre les experts peuvent ici conseiller l’institution sur le niveau d’accréditation qu’elle pourrait atteindre.
06.
Formations et conseils spécifiques (option)
Quelques semaines ou mois après le début du processus, l’institution remarquera peut-être qu’elle a certaines lacunes dans certains domaines. A ce stade, elle peut faire appel à nos partenaires accrédités qui seront en mesure de leur proposer des formations spécifiques ou des conseils dans les différents domaines de l’accréditation. Nous avons une équipe de médecins, pharmaciens, infirmiers, nutritionnistes, logisticiens, experts en qualité (liste non exhaustive) à votre disposition. Pour les formations, la plupart des institutions font appel à nos partenaires pour des formations en management, change management, accueil des patients,….
07.
Visite de pré-audit sur site (option)
Selon la taille de l’établissement, après 18 mois (programme de certifications ou établissements de MR-MRS par exemple) à 24 mois (hôpitaux et cliniques), une visite de pré-audit peut être organisé sur site. Cette visite de pré-audit, similaire à la visite finale quant à sa forme, permet aux équipes de se familiariser avec une visite d’audit et de se rendre compte du chemin qu’il reste à parcourir. Cette visite, en option, est réalisée par des auditeurs d’EuroMedi International, différents de ceux de l’audit final qui intervient en général dans les six mois qui suivent.
08.
Visite d’audit sur site
Quand l’établissement s’estime prêt, il prévient EuroMedi International. Dans les deux mois qui suivent, les auditeurs d’EuroMedi se rendent dans l’établissement. La taille de l’équipe varie selon qu’il s’agit d’une accréditation ou d’une certification, d’un hôpital général ou d’une plus petite structure. A nouveau, selon la taille de l’établissement la visite d’accréditation dure de 2 jours à une semaine complète. Lors de cette visite, les auditeurs s’entretiendront avec les membres de la direction, du personnel et visiteront toute l’institution. Ils interrogeront également les patients et les résidents, moyennant leur accord. Au terme de cette visite un premier débriefing est fait à la direction. Le rapport final d’audit est envoyé dans le mois qui suit.
09.
Décision d’Accréditation
La décision d’accréditation ou de certification se base sur les données recueillies
⦁ Lors de la visite d’audit
⦁ Par l’analyse de différents documents (procédures, règlements, évaluations internes, preuves de formations,…) qui seront envoyés par l’institution à EuroMedi à sa demande
⦁ Par l’analyse des évaluations des patients ou des résidents via un outil digital dédié.
Un mois environ après la visite d’audit l‘institution reçoit donc le rapport d’audit avec la décision des auditeurs.
Trois solutions peuvent se présenter :
1. L’établissement est accrédité et est invité à poursuivre ses efforts en termes de qualité. Il renouvelle cette accréditation dans les deux ans qui suivent. A ce moment, soit il maintient son niveau, soit il passe à un niveau d’accréditation supérieur.
2. L’établissement est accrédité sous condition et a ensuite 6 mois pour se mettre en conformité sur base des remarques formulées par les auditeurs dans le rapport. Selon les situations, un envoi de documents prouvant sa mise à niveau peut suffire. dans d’autres cas, une nouvelle visite s’imposera.
3. L’établissement n’est pas accrédité car il y a de graves lacunes identifiées lors de l’analyse des informations recueillies. L’établissement aura 12 à 24 mois pour se mettre en conformité avant la deuxième visite d’audit.
10.
Suivi du processus
L’accréditation ne se limite pas une visite d’audit à un moment, mais est bien un processus d’amélioration continue. Le but de l’accréditation est que les bonnes pratiques soient mises en œuvre sur le long terme et que de nouvelles améliorations soient aussi mises en place. Raison pour laquelle l’établissement est invité, au terme du premier cycle d’accréditation, à renouveler le processus en poursuivant le même niveau ou en visant un niveau supérieur. Il y a 4 niveaux d’accréditation.